A. ETAPA PRECONTRACTUAL
La etapa pre
contractual, inicia con la elaboración del estudio previo y termina con la
adjudicación del proceso de contratación. Dentro de esta etapa, se encuentra
prevista la planeación en donde se debe establecer claramente cuál es la
necesidad que la entidad pretende satisfacer. Esta etapa es la base fundamental
del proceso de contratación ya que se es allí donde se establece el insumo para
dar inicio a un proceso de contratación, por esto los estudios y documentos
previos son el soporte para la elaboración del proyecto de pliego de
condiciones o del contrato y debe contener como mínimo, los siguientes
elementos:
1. La descripción de la necesidad que la
entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. El objeto a contratar, con sus
especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.
3. La modalidad de selección del
contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.
4. El valor estimado del contrato,
indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la
contratación y los rubros que lo componen.
5. La justificación de los factores de
selección que permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el
equilibrio económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia
de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o
extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato
según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo
con la reglamentación sobre el particular.
8. La indicación de si la contratación
respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre
Comercio vigente para el Estado Colombiano.
Para tener
en cuenta en esta Etapa Precontractual.
Apropiaciones
presupuestales: Es necesario que las áreas técnicas cuenten con la
disponibilidad de los recursos que soporten el valor del contrato.
Verificar
que la contratación se encuentra prevista en el plan de contratación.
Realizar los
estudios previos y verificar muy bien la descripción de las especificaciones
técnicas de los bienes y servicios a contratar.
Identificar
la modalidad de selección, así como el contrato a celebrar.
B. ETAPA CONTRACTUAL.
Una vez
surtido el proceso de selección, el Ministerio del Trabajo, elaborará la minuta
del contrato. Este se perfecciona con la firma de las partes, es importante
señalar que el mismo se debe elevar a escrito y debe ser firmado por parte de
la Entidad por la Ordenadora del Gasto y por el contratista el Representante
legal, o su delegado o apoderado, si se trata de persona jurídica o por la
persona natural que demuestra la capacidad para obligarse.
Se ejecutará
el contrato y para que esto suceda es necesario haber agotado las siguientes
etapas: Probación de la garantía única, a través del acta de aprobación de
garantías y expedición del certificado de registro presupuestal.
Durante la
ejecución del contrato, se pueden presentar situaciones que lleven a la
modificación del mismo, es necesario establecer que las mismas, deben ser
concertadas por las partes (Entidad Estatal y Contratista). Para que se lleve a
cabo la modificación del contrato, esta debe ser solicitada por el supervisor
en donde se indique de manera clara y precisa las razones o fundamentos que
dieron origen a la misma, así como la justificación de los factores para llevar
a cabo la modificación. Estas modificaciones pueden ser:
Adición. Es
un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la normativa
vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente pactado
expresado éste en salario mínimos legales mensuales vigentes.
Prórroga. Es
una prolongación del plazo de ejecución pactado en el contrato inicial.
Cesión. Es
una trasferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona
para que esta continúe con la ejecución del contrato. Es importante señalar que
el cesionario, debe tener las mismas o mejores calidades que el cedente.
Suspensión.
Es la interrupción temporal de la ejecución del contrato, se da por situaciones
de fuerza mayor o caso fortuito.
C. ETAPA POSTCONTRACTUAL
Esta etapa
inicia con la terminación del contrato y culmina una vez se haya realizado la
liquidación del mismo.
Para la
liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del
caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del
bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago
de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en
general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la
extinción del contrato. Hay dos clases de liquidación las cuales son De mutuo
acuerdo y de manera Unilateral.
